Ogni volta che un operatore rilascia un esito il software propone alcune opzioni che si modificano in funzione dell’esito da rilasciare. Per ogni esito rilasciato l’operatore ha la possibilità di inserire delle note sul contatto. Le note verranno mostrate quando lo stesso operatore oppure un altro operatore a cui è stato affidato il contatto in lavorazione dovrà nuovamente lavorarlo.

Le note del contatto riportano non solo la nota presa, ma anche il nominativo dell’operatore che l’ha scritta, la data e l’ora di inserimento.

In questo modo è possibile immediatamente riconsultare le note all’esigenza, prima di effettuare la chiamata ed essere aggiornati sullo stato di quel contatto.

Quando un contatto chiede di essere richiamato l’operatore dovrà limitarsi a segnalare quel contatto come “contatto da richiamare” all’interno degli esiti. Imposterà data e ora di chiamata ed il contatto verrà semplicemente reinserito in lista e mostrato nuovamente all’operatore alla data e all’ora impostata.

Non è finita! Tutti i contatti sono normalmente mostrati in un color azzurro. I numeri telefonici da richiamare sono mostrati a schermo in colore arancio, in modo che l’operatore possa immediatamente riconoscere che il contatto che si appresta a chiamare è in realtà di una persona già contattata.

Uno dei principali problemi, che può creare anche avversità di natura legale è quello di richiamare diverse volte un contatto che chiede espressamente di non essere più contattato.

Con le soluzioni manuali era impossibile tener traccia delle numerazioni che non devono più essere chiamate. Abbiamo risolto questo problema con l’integrazione di una Blacklist.

L’operatore si dovrà limitare a inserire il contatto in Blacklist con un semplice click di mouse e il contatto non verrà mai più proposto a nessun operatore.

Un’altra procedura che toglie molto tempo agli operatori è senz’altro rappresentata dall’invio del materiale pubblicitario. In questo caso l’operatore, dopo essersi fatto comunicare l’indirizzo email al quale mandare il materiale pubblicitario, doveva aprire il client di posta elettronica, scrivere l’indirizzo email del destinatario, scrivere un oggetto, inserire il corpo del messaggio ed in fine allegare il documento PDF di presentazione.

Tutta questa procedura è solo un ricordo. Se il cliente richiede materiale pubblicitario, l’operatore non dovrà far altro che esitare il contatto con il bottone “Presentazione“, inserire l’indirizzo email del destinatario del messaggio e confermare. Operazione di 3 secondi che permetterà di inviare tutto quanto richiesto dal cliente mentre è ancora al telefono con l’operatore; che potrà così confermare anche l’invio del materiale in tempo reale.

Se l’invio di una mail di presentazione era una procedura lunga, quello dell’invio di un preventivo lo era ancor di più. L’operatore doveva prendere le informazioni del cliente, appuntarle e passarle ad un reparto competente per la generazione del preventivo, tipicamente tramite la modifica di un template in Word. Questo veniva poi allegato ad una mail ed inviato al cliente.

Con OMM è possibile integrare un form di invio preventivo su misura. L’operatore dovrà semplicemente inserire i dati richiesti e con un click di mouse il cliente riceverà il suo preventivo timbrato e firmato dall’azienda in formato PDF mentre è ancora al telefono.

A causa della malattia da COVID-19, sempre più aziende si sono mosse nella direzione dello Smart Working. In Italia questa modalità di lavoro agile ha prodotto diversi risultati. I lavoratori modello hanno accolto con entusiasmo questo nuovo modo di lavorare producendo di più, altri al contrario si sono “accomodati”, a causa della mancanza di strumenti di controllo sul loro operato.

Con OMM, avere gli operatori in sala o a casa non fa alcuna differenza; così puoi anche pensare di risparmiare su spese di affitto o destinare spazi più modesti mandando i tuoi dipendenti in Smart Working pur avendo un controllo TOTALE sul tuo reparto.

Su richiesta è possibile integrare la sincronizzazione con Google Calendar o ad un gestionale dedicato al reparto commerciale. L’operatore che fisserà un appuntamento dovrà inserire solo i dati dell’appuntamento da segnalare al consulente commerciale e una data disponibile. Questo riceverà in automatico l’appuntamento.

Nativamente il software permette di segnalare l’appuntamento all’interfaccia del Team Leader che poi si occuperà di organizzare la visita del consulente commerciale.

In OMM abbiamo integrato un’interfaccia di facile comprensione per la lettura dei dati statistici del tuo reparto. Non solo potrai verificare il rendimento del reparto, ma potrai scendere in dettaglio fino alle statistiche relative all’operatore!

Tra le metriche disponibili abbiamo:

• Numero di chiamate effettuate – totali e divise per esito
• Tempi di lavorazione di ogni singola chiamata (calcolata cronometrando il tempo trascorso tra il rilascio di due esiti
• Tempi medi di reparto per ogni operatore
• Tempi medi di esito per ogni operatore
• Differenziale medio tra i tempi medi di chiamata dell’operatore e la media del reparto
• Statistiche Regionali (per installazioni multi-sede)
• e tante altre metriche…

Facendo uso di questi dati puoi utilizzarli anche per comprendere le categorie che rispondono meglio alla tua offerta e/o la loro locazione geografica così da indirizzare il marketing per produrre ancora di più.